Die E-Rechnung kommt Quelle: DATEV

  • Alle Unternehmen müssen ab dem 1.01.25 in der Lage sein, E-Rechnungen anzunehmen.
  • Den Empfang einer E-Rechnung darf der (Geschäfts-)Empfänger nicht ablehnen.
  • Beim Versand von E-Rechnungen an Geschäftskunden gibt es eine Übergangsfrist von 2 Jahren.
  • Wenn das Ganze ignoriert wird, gibt im Prüfungsfall ein Bußgeld und die Vorsteuer wird nicht anerkannt.
  • Rechnungen an Privatleute können nach wie vor in Papierform oder als E-Mail versendet werden.
  • Wichtig in dem Zusammenhang ist die revisionssichere Archivierung.
  • Ein simples E-Mail-Postfach ist nicht revisionssicher.
  • Die Empfehlung ist, eine eigene E-Mail-Adresse einzurichten, welche nur für E-Rechnungen verwendet wird.
  • Eine einfache, externe Festplatte oder ein USB-Stick gilt nicht als ordnungsgemäße Datensicherung.
  • Geschäftsunterlagen müssten 10 Jahre lang elektronisch lesbar gehalten werden. Auch nach Geschäftsaufgabe. Einfach den alten PC auf dem Dachboden aufbewahren, ist keine Lösung. Dass der Computer nach 7 oder 8 Jahren wieder hochfährt, ist eher unwahrscheinlich.
  • Altdaten sollten daher in das neue System importiert werden.
  • Software sollte gepflegt werden. Also in bestimmten Abständen sollte die Buchführungssoftware aktualisiert und drauf geachtet werden, dass es eine Import-/Export-Schnittstelle gibt (Insolvenz, Geschäftsaufgabe, … des Anbieters)
  • Wenn die alte Buchführung irgendwann nicht mehr unter Windows 11 läuft, Papier nicht mehr ausreicht, hat man im Falle von Hardwaredefekten ein gigantisches Datengrab.
  • Datensicherungen sollten automatisiert laufen.
  • Ein reiner Bildbetrachter zum Öffnen der E-Rechnung reicht nicht. Dann wird zwar die Rechnung am Bildschirm für das menschliche Auge lesbar dargestellt und kann als pdf gespeichert werden, aber die Rechnung muss verbucht, archiviert und ggf. versendet werden.
  • Es sollte geprüft werden, ob die genutzte Buchführung E-Rechnungen empfangen kann.
  • Mit der Umstellung auf E-Rechnung steigt die Abhängigkeit von der Elektronik enorm.
  • Der Support für Windows 10 endet Oktober 2025. Zu alte Systeme sind dann uU nicht mehr Windows 11 fähig. Daher sollte man mit der Umstellung nicht bis September 2025 warten.

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