Die E-Rechnung Quelle: DATEV

  • Alle Unternehmen müssen seit dem 1.01.25 in der Lage sein, E-Rechnungen anzunehmen.
  • Den Empfang einer E-Rechnung darf der (Geschäfts-)Empfänger nicht ablehnen.
  • Beim Versand von E-Rechnungen an Geschäftskunden gibt es eine Übergangsfrist von 2 Jahren.
  • Wenn das Ganze ignoriert wird, gibt im Prüfungsfall ein Bußgeld. 
  • Bei nicht digitalen Belegen wird die Vorsteuer wird nicht anerkannt.
  • Rechnungen an Privatleute können nach wie vor in Papierform oder als E-Mail versendet werden.
  • Wichtig in dem Zusammenhang ist die revisionssichere Archivierung.
  • Ein E-Mail-Postfach ist nicht revisionssicher.
  • Die Empfehlung ist, eine E-Mail-Adresse nur für E-Rechnungen anzulegen.
  • Eine externe Festplatte oder ein USB-Stick ist keine Datensicherung.
  • Geschäftsunterlagen müssten 10 Jahre lang elektronisch lesbar gehalten werden, auch nach Geschäftsaufgabe. 
  • Altdaten sollten daher in das neue System importiert oder rechtssicher archiviert werden.
  • Software sollte gepflegt werden. Das bedeutet die Softwarestände regelmäßig zu aktualisieren. Ansonsten hat man im Schadenfall ein gigantisches Datengrab. (GoBD -> Aufbewahrung im Ursprungsformat).
  • Datensicherungen sollten automatisiert laufen.
  • Ein Bildbetrachter zum Öffnen der E-Rechnung reicht nicht. Dann wird zwar die Rechnung für das menschliche Auge lesbar dargestellt, muss aber  verbucht, archiviert und ggf. versendet werden.
  • Es sollte geprüft werden, ob die genutzte Buchführung E-Rechnungen empfangen kann.
  • Mit der Umstellung auf E-Rechnung steigt die Abhängigkeit von der Elektronik enorm.
  • Das Ende für Windows 10 ist im Oktober 2025. Alte Systeme können unter Umständen nicht mit Windows 11 betrieben werden. Mit der Umstellung sollte nicht bis September 2025 gewartet werden.

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